Lieblings-Zahnarzt Düsseldorf

Über die Praxis

Die Lieblings-Zahnarzt Praxis von Dr. André Päffgen wurde 2023 in Düsseldorf gegründet und ist seitdem stetig gewachsen. Was mit sechs Mitarbeitenden begann, ist heute ein Team von 22 Personen mit rund 9.000 Patienten. Fünf Zahnärzte decken das gesamte Spektrum der allgemeinen Zahnheilkunde ab: von der Prophylaxe über Implantologie bis hin zu Aufbissschienen und prothetischen Versorgungen. „Wir machen alles Allgemeinzahnärztliche", beschreibt Dr. Päffgen den Ansatz seiner Praxis.

Situation vor Einführung der KI-Rezeptionistin Luna

Mit dem Wachstum der Praxis stieg auch das Anrufvolumen und damit der Druck auf das Praxisteam. Da die Mitarbeitenden am Empfang neben der Telefonbetreuung auch Anamnesen aufnehmen, Laboraufgaben koordinieren und administrative Aufgaben erledigen mussten, wurde die Belastung zunehmend untragbar. „Das Telefon stand nicht mehr still. Die Kollegen sind zu nichts mehr gekommen", erinnert sich Dr. Päffgen. Eine zusätzliche Rezeptionskraft wäre die naheliegende Lösung gewesen, aber Dr. Päffgen suchte nach etwas Zuverlässigerem: „Wir brauchten eine stressresistente Entlastung.”

Einführung von Luna

Auf Luna aufmerksam wurde Dr. Päffgen zunächst durch einen Anruf bei einer befreundeten Zahnarztpraxis und sprach dabei mit Luna selbst. Nach positiver Empfehlung einer Kollegin nahm er schließlich Kontakt zu praxipal auf. Die Einführung verlief reibungslos: Gemeinsam mit dem Team von praxipal wurden Terminarten und Abläufe im Vorfeld sauber hinterlegt, das Onboarding fand direkt in der Praxis statt. „Ab dem ersten Tag lief das System schon sehr rund." In den ersten Wochen folgten engmaschige Feedbackgespräche, in denen Optimierungswünsche, z.B. die Verknüpfung von Kombi-Terminen, schnell umgesetzt wurden. Besonders schätzt Dr. Päffgen die integrierte Feedback-Funktion: „Wir konnten zu jedem Gespräch direkt Feedback geben, ohne E-Mail-Verkehr. Das hat die Lernkurve enorm beschleunigt.”

Reaktionen auf Luna

Im Team war die Entlastung sofort spürbar: Deutlich weniger Anrufe kamen zur Rezeption durch, sodass sich die Mitarbeitenden endlich wieder auf andere Aufgaben konzentrieren konnten, wie etwa HKP-Management, Laborkontrolle, Checklisten. „Man wird nicht mehr jede Minute unterbrochen. Das funktioniert deutlich besser."

Die Patientinnen und Patienten mussten sich zunächst daran gewöhnen, in ganzen Sätzen zu sprechen statt Tasten zu drücken. Insbesondere ältere Personen zeigten anfängliche Skepsis. Doch die Akzeptanz ist seither gestiegen. Dr. Päffgen erklärt seinen Patienten dabei klar den Vorteil: „Ich sage den Leuten: Früher habt ihr zehnmal angerufen und es war zehnmal besetzt. Das ist jetzt vorbei." Wer dennoch lieber mit einem Menschen spricht, wird jederzeit direkt weitergeleitet.

Luna ist natürlich günstiger als eine zweite Rezeptionskraft. Und Luna hat Nerven wie Drahtseile - die hatte eine Rezeptionskraft ja auch nicht immer, wenn man überlegt, wer über Tag alles so anruft.

Ergebnisse und Effekt von Luna

Der größte Mehrwert liegt für Dr. Päffgen klar auf der Hand: Erreichbarkeit und Entlastung, rund um die Uhr. Luna übernimmt hauptsächlich Terminverschiebungen und -stornierungen, auch am Wochenende. Termine werden direkt wieder nachbesetzt, bevor das Team am Montag überhaupt davon erfährt. Hinzu kommt die vollständige Gesprächsdokumentation: „Wir können jedes Gespräch wie einen WhatsApp-Verlauf nachlesen. Das gibt uns Transparenz und Sicherheit."

Auch finanziell rechnet sich Luna: „Luna ist deutlich günstiger als eine zweite Rezeptionskraft - und hat Nerven wie Drahtseile." Auf die Frage, ob er Luna weiterempfehlen würde, antwortet Dr. Päffgen ohne Zögern: „Definitiv. Gerade für Praxen mit hohem Patientenaufkommen oder für Praxen, die keine feste Rezeptionskraft haben. Da ist Luna ein verlässlicher Partner, der immer da ist."

In drei Worten beschreibt er Luna so: echt, freundlich und immer erreichbar.